Ewidencja klientów: gdzie przechowywać dane i co zbierać?

Dane klientów to jedno z najcenniejszych aktywów firmy. Dobrze uporządkowana ewidencja ułatwia budowanie relacji, zwiększa efektywność sprzedaży i pozwala podejmować lepsze decyzje biznesowe. Ale gdzie zapisywać dane? Jakie informacje warto przechowywać? W tym artykule znajdziesz praktyczne wskazówki, jak prowadzić ewidencję klientów, tak aby zawsze mieć pod ręką najważniejsze dane i nie tracić cennego czasu na ich szukanie.

Arkusz vs CRM

Możliwości nie ma zbyt wiele. Freelancerzy i małe firmy często korzystają z arkuszy kalkulacyjnych, w których tworzą osobną zakładkę dla każdego klienta i stopniowo uzupełniają dane. Jednak ta metoda staje się znacznie trudniejsza, gdy liczba klientów rośnie. Utrzymanie porządku zaczyna wtedy zajmować mnóstwo czasu.

Firmy, które mają już kilkunastu (lub więcej) klientów i przetwarzają przychodzące leady, korzystają zazwyczaj z systemu CRM – narzędzia do zarządzania relacjami z klientami. Może to być samodzielny system CRM lub moduł CRM wchodzący w skład firmowego systemu informatycznego.

Wybór odpowiedniego narzędzia do ewidencjonowania danych powinien uwzględniać skalę działalności, częstotliwość aktualizacji informacji oraz konieczność integracji z innymi systemami. Arkusze kalkulacyjne mogą być wystarczające na początkowym etapie, ale w miarę rozwoju firmy warto postawić na bardziej zaawansowane rozwiązania. Nowoczesne systemy CRM nie tylko usprawniają organizację danych, ale także pomagają skuteczniej zarządzać relacjami biznesowymi.

Kluczowe informacje o klientach

Aby skutecznie zarządzać relacjami z klientami, warto gromadzić dane, które nie tylko ułatwią komunikację, ale także pozwolą lepiej dostosować ofertę do ich potrzeb. Kluczowe informacje powinny obejmować zarówno podstawowe dane kontaktowe, jak i bardziej szczegółowe informacje dotyczące historii współpracy, preferencji czy wartości biznesowej klienta. Poniżej znajdziesz najważniejsze kategorie danych, które warto ewidencjonować.

1. Podstawowe dane kontaktowe

Dane takie jak nazwa klienta, siedziba firmy czy informacje do fakturowania to absolutna podstawa. Zaleca się osobne ewidencjonowanie danych o samej firmie oraz jej ogólnych informacji, a także danych osób kontaktowych, z którymi się komunikujesz. Ma to szczególne znaczenie, jeśli w danej firmie masz kontakt z kilkoma różnymi osobami.

Oprogramowanie CRM pozwala łatwo zapisywać podstawowe dane, pobierając je automatycznie z dostępnych baz firm (np. GUS). Dzięki temu nie trzeba wprowadzać wszystkiego ręcznie. Funkcjonalność ta zależy od kraju, w którym działasz, ponieważ nie wszędzie bazy firm są ogólnodostępne.

2. Szczegóły techniczne związane z produktem

W systemie CRM muszą znaleźć się te dane o kliencie, które są kluczowe w kontekście twojej branży oraz oferowanego produktu czy usługi. Jeśli na przykład sprzedajesz system magazynowy, powinieneś zapisywać informacje o wielkości magazynu, strategii przechowywania oraz liczbie przechowywanych towarów – zarówno dla swoich leadów, jak i bieżących klientów. Innymi słowy – wszystko to, co jest niezbędne w komunikacji z nimi.

Do takich branżowych informacji służą pola niestandardowe w systemie CRM. Pozwalają one tworzyć i nazywać własne sekcje czy rubryki, w których przechowujesz dane w profilach klientów.

Tego rodzaju informacje warto zapisywać nie tylko dla obecnych klientów, ale także dla leadów. O tym, jak kategoryzować leady (nie tylko w systemie CRM), przeczytasz w ramce na kolejnej stronie.