Skuteczne prognozowanie od A do Z

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym prognozowanie stało się jednym z kluczowych elementów skutecznego zarządzania przedsiębiorstwem. Choć często mylone z budżetowaniem, prognozowanie spełnia odmienną funkcję i odgrywa komplementarną rolę w procesie podejmowania decyzji strategicznych oraz operacyjnych. Samo prognozowanie winno być obowiązkowe szczególnie w obszarze multi konkurencyjności, gdzie produkt jest bardzo podobny, a marża niewielka. Istota prognozowania, jego znaczenie dla logistyki jest kluczowe w całym łańcuchu dostaw. Jest krwiobiegiem całej gospodarki, dlatego tak ważne jest dobre zrozumienie usługi oraz kosztów, które ją tworzą.

Na pierwszy rzut oka budżet i prognoza mogą wydawać się zbliżonymi narzędziami finansowymi. Oba odnoszą się do planowania przyszłości firmy. Jednakże ich funkcje, poziom elastyczności oraz zastosowania różnią się w sposób zasadniczy:

• Budżetowanie polega na ustaleniu planu finansowego, który ma charakter deklaratywny. Zazwyczaj opracowuje się go raz w roku i traktuje jako zobowiązanie. To statyczna mapa drogowa określająca, co firma chce osiągnąć w danym okresie.
• Prognozowanie jest natomiast dynamicznym procesem analitycznym, który na bieżąco odzwierciedla zmieniające się warunki rynkowe i operacyjne. Celem prognozy jest przewidywanie tego, co się wydarzy, nie zaś tworzenie zobowiązania.

Zależność między budżetem a prognozą najlepiej oddaje metafora statku: budżet to kurs, który kapitan wyznacza na początku rejsu, natomiast prognoza to radar, który pokazuje przeszkody i zmiany w trakcie wyprawy do celu. Ignorując radar, statek może rozbić się o skały — podobnie firma bez aktualizowanej prognozy może podążać za nieaktualnym planem. Liczba prognoz wykonywanych przez przedsiębiorstwa w trakcie roku zależy od potrzeb i kultury organizacyjnej. Najbardziej klasycznym podejściem są prognozy kwartalne, które są równoległe do raportowania np. związanego z informowaniem udziałowców o wynikach.

Dlaczego prognozowanie jest niezbędne w logistyce?

Sektor logistyczny charakteryzuje się dużą zmiennością oraz złożonością procesów operacyjnych. Zmiany w kursach walut, cenach paliw, dostępności środków transportu, regulacjach celnych i przepisach międzynarodowych powodują, że planowanie działań wymaga elastycznego podejścia. Dodatkowo niebagatelny wpływ ma oczywiście koniunktura. Co prawda branża TLS (Transport, Logistyka, Spedycja) to część sektora usługowego, ale bardzo mocno połączonego z samą produkcją. Nazywana jest często krwiobiegiem gospodarki, ponieważ odgrywa fundamentalną rolę w jej codziennym funkcjonowaniu. To właśnie dzięki niej możliwy jest nieprzerwany przepływ surowców, półproduktów i towarów gotowych pomiędzy producentami, magazynami, punktami sprzedaży i konsumentami. Bez sprawnej logistyki i transportu wiele gałęzi przemysłu nie byłoby w stanie działać – fabryki stanęłyby z braku komponentów, a sklepy nie miałyby towaru na półkach. TLS integruje rynki lokalne i globalne, umożliwiając swobodny handel pomiędzy krajami i kontynentami. Dzięki niej towary wyprodukowane w jednym zakątku świata mogą trafić do odbiorcy w zupełnie innym miejscu, co sprzyja rozwojowi handlu międzynarodowego i globalizacji gospodarki. Branża ta wspiera praktycznie każdy sektor – od rolnictwa, przez przemysł, aż po usługi i e-commerce. Przykładowo, produkcja żywności wymaga transportu na każdym etapie: od przewozu surowców, przez dostarczenie produktów do przetwórni, aż po finalną dystrybucję do sklepów.

Dlatego TLS jest bardzo interesujący, ale też niezrozumiały ze względów kosztowych dla wszystkich uzależnionych od przenoszenia dóbr z punktu A do punktu B, czyli od dostawcy do odbiorcy, od producenta do konsumenta itd.

Prognozowanie pozwala firmom logistycznym:

• ocenić sezonowe fluktuacje popytu,
• zoptymalizować wykorzystanie floty i zasobów ludzkich,
• oszacować marże i ryzyko na poszczególnych trasach,
• zareagować na nieprzewidziane sytuacje (np. zakłócenia w portach, zmiany taryf celnych),
• lepiej negocjować umowy z klientami i podwykonawcami.

Warto zauważyć, że prognozy nie ograniczają się jedynie do wskaźników finansowych. W firmach logistycznych prognozuje się również:

• zapotrzebowanie na trasy i kierunki,
• przepustowość magazynów,
• zapotrzebowanie na załadunki/
  /rozładunki,
• średni czas dostawy (SLA),
• wskaźniki opóźnień i reklamacji.

Praktyka procesu prognozowania

Dobrą praktyką jest, by każda część naszego biznesu miała obowiązek przedstawić cykliczną prognozę np. EBIT (zysku operacyjnego przed opodatkowaniem) lub choćby marży kontrybucji pokrycia pierwszego stopnia. Co należy rozumieć poprzez część biznesu? Dla przykładu produkcja podzielona według produktu. W logistyce jest to najczęściej rynek np. polski, niemiecki lub podział pod względem usługi, czyli transport intermodalny, trucking czy spedycja. Jakkolwiek nie podzielimy swojego biznesu, to proces prognozowania powinien obejmować:

• prognozy na poziomie ogólnym do końca okresu,
• przygotowanie komentarzy dotyczących istotnych zmian,
• użycie zunifikowanego szablonu raportowego,
• analizę porównawczą z wcześniejszymi okresami.