Klienci z różnych stron świata: Bułgaria

Bułgaria to kraj położony w Europie Południowo-Wschodniej, niezbyt odległy od Polski. Od 2007 roku jest członkiem Unii Europejskiej. Wymiana handlowa pomiędzy Polską a Bułgarią znacznie się rozwinęła od 2012 roku. Oznacza to, że współpraca biznesowa w tym regionie ma spory potencjał. Jak zawsze, oprócz solidnego przygotowania merytorycznego, warto poświęcić trochę uwagi na poznanie kultury danego kraju, która może w dużym stopniu wpływać na zachowania naszych kontrahentów i zadecydować o sukcesie lub porażce.

Historia Adama

Adam, menedżer sprzedaży z branży wysokich technologii, nawiązał niedawno kontakt z potencjalnym klientem z Bułgarii. W związku z tym, że w grę wchodzi duży kontrakt, Adam chce świetnie się przygotować do nadchodzącego spotkania. Rozeznał szczegółowo potrzeby klienta, dowiedział się sporo o zespole, z którym się spotyka, przygotował interesującą prezentację o własnej firmie i produkcie, oparł się na wielu argumentach, które według niego mogą przekonać do zakupu produktu, przemyślał odpowiedzi na wszelkie możliwe pytania i wątpliwości, które kontrahent może zadać. Taki wysiłek włożony w przygotowania do spotkania na pewno zaowocuje dużym kontraktem.

Ale czy to wystarczy? Czy potraktowanie potencjalnego kontrahenta z innej kultury podobnie do rodzimych klientów jest wystarczające? Oczywiście poważne podejście do poznania potrzeb klienta, przygotowania oferty, spotkania i samej prezentacji jest bardzo ważne. Ale to nie wszystko. Nie wolno ignorować faktu obcowania z inną kulturą. Warto choć trochę zapoznać się z tym, czego możemy spodziewać się po zachowaniu reprezentanta odmiennej kultury i przemyśleć nasze reakcje w takich sytuacjach.

Adam zatem odrobił swoje zadanie domowe. Poszperał w Internecie, poczytał o tym, czego się spodziewać po Bułgarach, jakie mają podejście do biznesu, jak się komunikują i jak negocjują. Zasięgnął też rady jednego ze swoich członków zespołu, który ma rodzinę w Bułgarii. Był pewien, że da sobie radę, zwłaszcza że doszedł do wniosku, że istnieje wiele podobieństw między naszymi kulturami. W końcu przecież to prawie sąsiedzi!

Owszem, geograficznie Bułgaria nie jest położona daleko od Polski. Jednakże kulturowo, mimo kilku podobieństw, istnieje także wiele różnic, z którymi warto się zapoznać i odpowiednio przygotować. Bułgaria przez wiele lat była pod panowaniem imperium osmańskiego, stąd też duży wpływ tejże kultury na kulturę bułgarską.

Adam umówił spotkanie z wyprzedzeniem. Oczywiście zaplanował podróż do Bułgarii, aby osobiście spotkać się z potencjalnym klientem. Zwrócił także uwagę na formalny ubiór, przygotował wizytówki w języku angielskim oraz upewnił się, że będzie punktualny. Zależało mu na wywarciu pozytywnego pierwszego wrażenia. Zaskoczyło go trochę zachowanie Bułgarów. Z jednej strony bardzo powściągliwe, szybkie przejście do tematu bez żadnych ceremonii, a z drugiej zaś bardzo bogata mowa ciała, otwarte okazywanie emocji i wyrażanie swojej opinii. Czasem bywało to dość mylące. Adam postanowił nie dać się zbić z tropu i zachować pełen profesjonalizm. To najlepsze podejście, jakim się możemy wykazać w kontakcie z Bułgarami.

Komunikacja

Przede wszystkim Bułgarzy cenią bezpośredni kontakt. Podróż do Bułgarii będzie zdecydowanie bardziej efektywnym sposobem załatwiania spraw biznesowych niż kontakt przez telefon czy Internet. Warto pamiętać, że w Bułgarii wszelkie spotkania trzeba umawiać z góry. Najczęstszą praktyką jest umawianie się na około dwa do trzech tygodni wcześniej, ale to zależy od tego, z kim się spotykamy. Spotkania też mogą się przeciągać, warto zatem zaplanować więcej czasu, żeby się nie spieszyć. Do wymiany wizytówek dochodzi na początku spotkania, oczywiście należy mieć przy sobie ich angielską wersję. Większość Bułgarów dobrze mówi po angielsku, jest to powszechne w stolicy kraju. Poza Sofią już mniej, więc upewnijmy się zawczasu, że nasz rozmówca włada tym językiem, w przeciwnym wypadku zadbajmy o odpowiedniego tłumacza. Jeśli chodzi o punktualność i dress code, podobnie jak w wielu innych kulturach, warto być na czas i wyglądać reprezentacyjnie. Ubiór powinien być biznesowy, konserwatywny. Bułgaria charakteryzuje się kulturą o umiarkowanej formalności. Tytułuje się drugą osobę na pan i pani, ale po lepszym poznaniu się można mówić sobie po imieniu. Bułgarzy mają bogatą mowę ciała, używają wielu gestów, często otwarcie okazują emocje, komunikują się w sposób ekspresywny. W biznesie oczekiwana jest jednak nieco większa powściągliwość. Bułgarzy charakteryzują się także stosunkowo niewielką strefą osobistą. Bliskość rozmówcy może być czasem niekomfortowa. Są oni gadatliwym narodem, zdarza się, że sobie przerywają, jest to dość powszechne. Trzeba uważać, gdyż w kontaktach biznesowych może to być uważane za niegrzeczne.

Podejmowanie decyzji

Adamowi wydawało się, że spotkanie poszło bardzo dobrze. Udało mu się rzeczowo i konkretnie przedstawić swoją firmę i ofertę. Odpowiedział na wszystkie pytania. Mimo dość żywego toku rozmowy, zachował pełen profesjonalizm i nie dał się zbić z pantałyku. Nawet kiedy rozentuzjazmowani Bułgarzy zadawali pytania i dzielili się swoimi uwagami, zachował spokój i pełne opanowanie. Jednak największe rozczarowanie nastąpiło po samym spotkaniu. Mimo że Bułgarzy zakończyli spotkanie obietnicą odezwania się w ciągu kilku dni, Adam dość długo nie dostawał odpowiedzi od swojego potencjalnego klienta. Niecierpliwił się do tego stopnia, że po pięciu dniach postanowił zadzwonić i dopytać o decyzję. Niewiele jednak udało mu się dowiedzieć. Jedynym feedbackiem była informacja, iż nadal analizują jego i inne oferty. Adam był przekonany, że nie jest to obiecująca sytuacja.

Bułgarzy są mniej restrykcyjni niż my, jeśli chodzi o przestrzeganie ustalonych terminów. Nie spieszą się także z decyzjami. Podejmowane są one odgórnie, ewentualnie po konsultacji lub dostarczeniu wszystkich niezbędnych informacji przez zespół lub pracowników zaangażowanych w proces negocjacji. Status jest ważny, różnica pomiędzy poszczególnymi szczeblami jest wysoka. Często na decyzje mogą wpłynąć osobiste opinie. Warto zatem poświęcić trochę czasu na nawiązanie dobrej relacji.

Sam proces negocjacji jest raczej elastyczny, Bułgarzy lubią dużo komentować, natomiast nie docenią zbyt osobistych pytań. Zaczną negocjacje od sedna sprawy, od razu przejdą do tematu, a wszelkie grzeczności zostawią na czas już po zakończeniu rozmów negocjacyjnych.

Bardzo ważna jest umowa na piśmie, jest to najbardziej powszechna i oczekiwana forma kontraktu. Oczywiście, wszelkie ustalenia ustne są wiążące, ale trzeba je potwierdzić na piśmie.

Adamowi udało się! Niecierpliwie czekał, ale opłacało się. Firmie Adama udało się zdobyć upragniony kontrakt. Wysiłek włożony w poznanie kultury Bułgarii i dopasowanie swojego zachowania do ich oczekiwań zaowocowało! Niejeden z nas mógłby pójść na łatwiznę i powiedzieć, że nasze kultury są tak podobne, że nie warto inwestować czasu w poznanie kultury bułgarskiej i lepiej iść na żywioł. Czasem się uda, czasem nie. Lepiej nie ryzykować, zwłaszcza gdy w grę wchodzi duży kontrakt i długofalowa współpraca.