Tabele przestawne z zewnętrznych źródeł danych
Poniżej wcielimy się w analityka sprzedaży, który ma za zadanie stworzyć narzędzie służące do wyliczania miesięcznych premii dla sprzedawców. Przyjmijmy, że jest początek marca, a do zamknięcia kwartału i ewentualnych forecastów zostało jeszcze trochę czasu, zatem pracownik ma możliwość stworzenia narzędzia, które co miesiąc automatycznie będzie wykonywało to zadanie za niego. Ów analityk pracuje w firmie dystrybucyjnej, która zatrudnia 24 sprzedawców i obsługuje około 100 klientów. Miesięczna premia sprzedawców wyliczana jest jako procent od wielkości ich sprzedaży w danym miesiącu. Zadanie jednak nie jest takie łatwe, jak mogłoby się wydawać.
Po pierwsze, każdy z klientów firmy należy do jednej z pięciu grup i w zależności od tego wyznaczona jest wysokość premii dla sprzedawcy. Po drugie, wszystkie dane potrzebne do wykonania tego zadania znajdują się w bazie Access (dodatkowo w kilku tabelach) i stamtąd mają być pobierane co miesiąc. We wspomnianej bazie znajdują się zamówienia (około 2,5 tys. miesięcznie), na podstawie których wystawiane są faktury sprzedaży. Analityk może dzięki nim wyliczyć wysokość sprzedaży poszczególnych handlowców w podziale na grupy klientów. Oczywiście, może on co miesiąc kopiować dane do arkusza i za pomocą funkcji uzyskać pożądany wynik, ale może go to narazić na pewne przypadkowe błędy w formułach i dużą stratę czasu w okresie zamykania miesiąca w firmie, kiedy liczy się każda chwila. Dlatego nasz pracownik zbuduje aplikację, która będzie to zadanie wykonywać za niego i zaoszczędzi mu czasu i stresu, a sprzedawcom pozwoli na szybsze otrzymanie należnych im premii.
Do budowy narzędzia służącego do wyliczania miesięcznej premii sprzedawców użyjemy takich narzędzi jak tabela przestawna oraz Microsoft Query. Za pomocą Microsoft Query pobierzemy dane z bazy w interesującym nas układzie, a przy użyciu tabeli przestawnej zbudujemy zestawienie premii dla sprzedawców.
Widok 1 przedstawia budowę relacyjnej bazy accessowej Zamówienia.accdb, z której pobierane będą dane do raportu. Relacyjna baza danych jest zbudowana z jednej tabeli lub więcej tabel powiązanych ze sobą. Nasza baza zawiera pięć różnych tabel:
- Zamówienia – ogólne informacje o zamówieniu, takie jak numer i data zamówienia, nazwisko sprzedawcy, który przyjął zamówienie, oraz klienta, na którego został wystawiony dokument.
- Sprzedawcy – dokładne dane opisujące każdego ze sprzedawców.
- Klienci – spis klientów z ich danymi oraz przyporządkowaniem do jednej z pięciu grup.
- Szczegóły zamówień – dla każdego zamówienia przechowywana jest informacja oproduktach wchodzących w skład każdego dokumentu i ich ilości.
- Produkty – spis produktów sprzedawanych przez firmę, m.in. informacja o ich cenie.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 83% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
