Procesy sprzedaży a dane osobowe
Z punktu widzenia ochrony danych osobowych procesy związane ze sprzedażą można podzielić na trzy główne etapy. Należą do nich: działania przedsprzedażowe, takie jak pozyskiwanie danych potencjalnych klientów, mailingi czy akcje marketingowe mające na celu skłonienie klienta do zakupu, sam fakt sprzedaży, czyli najczęściej podpisanie umowy bądź zakup produktu lub usługi, oraz czynności posprzedażowe, takie jak zapewnienie obsługi gwarancyjnej, wystawienie faktury lub zaproponowanie kolejnych produktów i usług. Na każdym z tych etapów pracownik ma odrębne obowiązki w kwestii podstawy prawnej oraz informowania. Wspólny dla wszystkich etapów jest natomiast obowiązek zabezpieczenia zbiorów.
Dość częstym problemem, z jakim spotykają się administratorzy danych, jest określenie, jakimi zbiorami danych dysponują. Najbardziej logicznym kryterium jest tutaj kryterium celu, w jakim dane są przetwarzane. W dziale sprzedaży najczęściej występującymi zbiorami będą zatem zbiory marketingowe, zbiory newsletterów, zbiory klientów czy też zbiory kontaktowe.
Podstawa prawna
Spełnienie warunków legalności przetwarzania stanowi jeden z ważniejszych obowiązków administratora danych. Aby móc dysponować informacjami na temat osób fizycznych, należy, w wypadku danych zwykłych, legitymować się jedną z pięciu przesłanek uchylających ustawowy zakaz przetwarzania danych osobowych. Na etapie zbierania danych najczęstszą formą legalizacji będzie zgoda osoby, której dane dotyczą, czyli przesłanka wynikająca z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku mailingu przepisy wymagają uzyskania dwóch zgód. Pierwsza z nich to zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych, druga zaś – wynikająca z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną – jest zgodą na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną. Zgodnie z oficjalną wykładnią Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) zgoda na cele marketingowe nie jest bowiem tożsama ze zgodą na otrzymywanie informacji handlowych e-mailem. Zgoda musi zawierać informacje o administratorze danych oraz precyzyjnie określać cel, w jakim dane są gromadzone. Forma takiej zgody jest dowolna, jednakże zalecana jest forma pisemna bądź elektroniczna (dla ewentualnych celów dowodowych).
Jeśli w wyniku działań marketingowych klient dokona zakupu produktu lub usługi, z prawnego punktu widzenia dochodzi do zawarcia umowy kupna-sprzedaży. Nie ma tutaj znaczenia, czy umowa taka ma formę pisemną, czy jedynie opiera się na płatności i przekazaniu dowodu zakupu. W sytuacji tej zmienia się podstawa prawna przetwarzanych danych osobowych, a także cel, w jakim dane są przetwarzane. W momencie realizacji transakcji podstawą legalności staje się art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych, czyli dane są niezbędne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie tej osoby. Druga część tego przepisu wskazuje, że dane mogą być przetwarzane również przed sporządzeniem finalnej umowy, na przykład w celu przekazania danych ubezpieczycielowi czy też rezerwacji miejsca w hotelu przy zakupie wycieczki.
Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści
Pozostałe 77% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.
Zaloguj się
