Formalności przy outsourcingu – co warto wiedzieć przed zatrudnieniem freelancera?

Dynamiczny rozwój rynku pracy zdalnej oraz rosnąca popularność elastycznych form zatrudnienia sprawiają, że outsourcing usług do niezależnych specjalistów staje się dla firm codziennością. Freelancerzy wykonują dziś projekty IT, zadania z zakresu marketingu, projektowania graficznego czy tworzenia treści. Warto jednak pamiętać, że nawiązanie współpracy z osobą, która nie jest pracownikiem etatowym, wymaga dopełnienia określonych formalności. Ich znajomość pozwala nie tylko uniknąć błędów, ale przede wszystkim – zabezpieczyć interesy obu stron.

Choć współpraca z freelancerami staje się dla wielu firm codziennością, sam proces jej organizacji nadal bywa wyzwaniem. Outsourcing usług wymaga od przedsiębiorcy większej świadomości prawnej i podatkowej oraz umiejętności dopasowania formy współpracy do charakteru realizowanych zadań. Pojawiają się wątpliwości, jaka umowa będzie właściwa i jak rozliczyć wykonawcę bez firmy. Równie istotne są kwestie związane z ochroną danych – zwłaszcza gdy zlecane projekty dotyczą obszarów strategicznych lub wymagają dostępu do informacji poufnych.

Pierwszym i najważniejszym krokiem w przygotowaniu współpracy z niezależnym specjalistą jest zawarcie umowy, która jasno określa zakres prac, termin realizacji, formę rozliczenia oraz prawa i obowiązki stron. Co istotne, nie każdy freelancer prowadzi działalność gospodarczą – dlatego wybór odpowiedniego modelu współpracy i formy rozliczeń ma kluczowe znaczenie już na etapie planowania projektu.

Umowa o dzieło – popularna forma współpracy

Umowa o dzieło jest chętnie wybierana zarówno przez podwykonawców, jak i przedsiębiorców ze względu na prostotę i korzystne warunki podatkowe. Dotyczy prac, których efektem jest konkretne, mierzalne dzieło – może to być aplikacja, projekt graficzny czy teksty SEO. Z punktu widzenia zleceniodawcy umowa ta jest stosunkowo tania – nie wymaga opłacania składek ZUS. Firmy muszą jednak pamiętać o obowiązkach związanych z odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy oraz wystawieniem PIT-11 dla niezależnego specjalisty. Ponadto niezbędne jest zdobycie danych do umowy, jej podpisanie i przekazanie praw autorskich.

Warto również pamiętać, że nie każda praca spełnia warunki umowy o dzieło. Jeśli rezultatu nie da się jednoznacznie określić lub zmierzyć, właściwsza będzie umowa-zlecenie.

Umowa-zlecenie – gdy liczy się staranność

Umowa-zlecenie opiera się na zasadzie należytego starania. To oznacza, że freelancer wynagradzany jest za czas i pracę włożoną w realizację zlecenia, nawet jeśli nie osiągnie się konkretnego rezultatu. Taka forma współpracy bywa stosowana w przypadku zadań bieżących, powtarzalnych, jak np. prowadzenie profili w mediach społecznościowych czy moderowanie treści.

Z punktu widzenia pracodawcy umowa-zlecenie jest bardziej kosztowna – wiąże się z obowiązkiem opłacenia składek ZUS. Podwykonawca natomiast odprowadza zaliczkę na podatek oraz składkę zdrowotną, co czyni ten model mniej opłacalnym niż umowa o dzieło, ale bardziej stabilnym pod względem zabezpieczenia społecznego.

Platformy do wystawiania faktur bez działalności