Co dalej z KSeF?

Niezliczoną ilość razy... Mniej więcej tyle był już przekładany termin wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Kluczowe jest tu słowo „obowiązkowego”, ponieważ KSeF de facto już funkcjonuje w formie dobrowolnej. Od 1 lipca 2022 roku można z niego korzystać.

Zastanawiające jest, że wejście w życie KSeF – systemu, który zgodnie z zapowiedziami rządu pozwoli na skuteczną walkę z wyłudzeniami podatku VAT i zmniejszenie tych wyłudzeń do 5% - wielokrotnie już był przesuwany. Czyżby Ministerstwu Finansów (MF) jednak aż tak bardzo nie zależało na skutecznej walce z wyłudzeniami podatku VAT? Jakkolwiek by było, fakty są takie – o czym mówi samo Ministerstwo Finansów, że systemy komputerowe MF nie są gotowe i przystosowane do KSeF.

Tymczasem podatnicy są już dawno gotowi na KSeF... Mieli okazję się przygotować przynajmniej 4 razy, bo tyle było „pewnych” terminów wejścia w życie KSeF (przynajmniej MF zapowiadało, że to były pewne terminy). Dostosowanie systemów księgowych do KSeF było dla podatników czasochłonne i kosztochłonne – zwłaszcza dla dużych i średnich firm, które korzystają z programów księgowych dostosowanych do specyfiki ich firmy. Wdrożenie KSeF do tych systemów księgowych było nie lada wyzwaniem – pracowały nad tym całe zespoły księgowych, podatkowców i programistów. Ogromne koszty poniosły także firmy produkujące bezpośrednio komercyjne oprogramowania księgowe, które musiała je dostosować do wymogów KSeF.

Oczywiście MF nie za bardzo przejmuje się powyższym – oni nie są gotowi i już. Nieważne, że podatnicy już dawno są gotowi – ponieśli koszty i stracili czas na wdrożenie KSeF. Oczywiście podatnik dowiaduje się na końcu – na trzy miesiące przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF, że jednak znowu przesunięto termin...

Jaki mamy obecnie „pewny” termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF? 1 lutego 2026 roku – tę datę powinni zanotować czynni podatnicy VAT jako dzień wejścia w życie KSeF.

Natomiast pozostali przedsiębiorcy, tj. korzystający ze zwolnień z VAT (podmiotowo, sprzedaż < 200 tys. zł rocznie) będą obowiązkowo korzystali z KSeF od 1 kwietnia 2026.

Przypomnienie, czym jest KSeF

Od 1 stycznia 2022 r. ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych, tj. e-faktur. E-faktura obecnie stanowi jedną z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i dotychczas występujących w obrocie gospodarczym „faktur elektronicznych” (np. przesłanych w formacie PDF w drodze mailowej).

Faktura ustrukturyzowana ma format .xml, zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA (1).

Struktura logiczna e-Faktury FA (1), jako elektroniczny wzór dokumentu, została 29 listopada 2021 r. opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (na platformie ePUAP).

Stosowanie e-faktur oznacza konieczność korzystania z rządowego Krajowego Systemu e-Faktur KSeF, który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. https://www.podatki.gov.pl/ksef/

Według zapowiedzi byłego wiceministra finansów Jana Sarnowskiego KSeF ma służyć uszczelnieniu polskiego systemu podatkowego. Jak mówi wiceminister:

Udostępniając przedsiębiorcom e-fakturę, dołączamy do grona europejskich liderów nowoczesnych e-usług administracji. Polska będzie czwartym krajem UE, który ją wdroży. W 2017 r. zrobiły to Włochy, rok później Hiszpania, a w 2019 Portugalia. E-faktura to nie tylko znaczne ułatwienie dla firm, ale również najbardziej zaawansowany technologicznie sposób zwalczania wyłudzeń VAT. Dzięki analizom big data, tempo wykrywania podatkowych przestępców skróciło się z kilku lat do kilku miesięcy. Po wdrożeniu e-faktury, będzie ono liczone już nie w miesiącach, tylko w tygodniach. Pozwoli to na dalsze zmniejszenie luki VAT do poziomu około 5%, takiego jak we Francji.

Poza uszczelnieniem systemu podatkowego wprowadzenie e-faktur, zgodnie z zapowiedziami MF ma mieć również wiele zalet dla podatników, tj.:

• uproszczenie wypełniania obowiązków podatkowych, np. wypełniania deklaracji VAT, szybszych zwrotów VAT;
• przechowywanie i archiwizacja faktur – jako darmowa usługa świadczona przez administrację państwa;
• automatyzacja procesów księgowych.

Kto będzie musiał korzystać z KSeF

Z systemu KSeF będą korzystać obowiązkowo:

• podmioty zarejestrowane jako czynni podatnicy podatku VAT w Polsce,
• podmioty zwolnione z podatku VAT,
• podatnicy zagraniczni zarejestrowani na podatnika VAT w Polsce, którzy posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, o ile sprzedaż lub zakup towarów lub usług następuje dla tego stałego miejsca działalności gospodarczej.