Rzecznik prasowy w firmie - tak czy nie?

Nowoczesna firma na co dzień prowadzi komunikację z różnymi typami odbiorców – pracownikami, klientami, inwestorami, partnerami sprzedaży i społecznością lokalną. Jedną z istotnych grup otoczenia, która wpływa na wizerunek firmy oraz dotarcie do jej odbiorców, są media. Im firma jest większa, tym więcej kontaktów inicjuje ze światem zewnętrznym, co rodzi potrzebę uporządkowania komunikacji z mediami, zapewnienia jej jakości oraz spójności. Takie zadania związane z integracją komunikacji w organizacji realizuje rzecznik prasowy. Czy dział handlowy może pełnić taką rolę i w jaki sposób budować wtedy efektywną współpracę z mediami?

AS_42_43_92.jpg

Do najważniejszych zadań rzecznika prasowego należy przede wszystkim projektowanie i wdrażanie strategii komunikacji medialnej marki, monitorowanie mediów i Internetu, nawiązywanie i podtrzymywanie relacji z mediami oraz koordynacja komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej w przypadku wystąpienia kryzysu. Wymaga to umiejętności związanych z łatwym porozumiewaniem się w mowie i piśmie, doświadczenia w wystąpieniach publicznych oraz łatwości w nawiązywaniu kontaktów. Zestaw tych cech powoduje, że krąg osób mogących pełnić funkcję rzecznika prasowego w firmie może okazać się dosyć ograniczony.

Media motorem zaufania

Dział handlowy w największym stopniu spośród innych działów firmy realizuje swoje zadania na zewnątrz – łączy odbiorców produktów lub usług z samą firmą. Zanim jednak klienci skontaktują się z handlowcami, starają się na własną rękę zbierać informacje o rozwiązaniach oferowanych przez firmę. Najczęściej szukają ich w Internecie. Według badań Gartnera do 2025 r. aż 80% wszystkich interakcji w sprzedaży B2B będzie odbywać się online1. Na naszych oczach zmieniają się wymagania klientów odnośnie do sposobu pracy handlowców. Zwłaszcza w pokoleniu millenialsów widać spadek postrzeganej wartości wynikającej ze współpracy z handlowcami. Według wspomnianego raportu aż 33% kupujących chciałoby, aby procesy zakupowe były realizowane bez udziału sprzedawców, a w przypadku millenialsów udział ten wynosi aż 44%.

Czy w takiej perspektywie nie warto byłoby docierać systematycznie do mediów i budować klimat zaufania wokół firmy, informować o jej inicjatywach albo edukować na temat nowych rozwiązań? Wymaga to nawiązania systematycznego kontaktu ze zdefiniowanymi grupami mediów – mogą to być media biznesowe, ogólnoinformacyjne, branżowe lub lokalne. Jeżeli w organizacji nie zostało wydzielone stanowisko, które odpowiada z współpracę z mediami, taką rolę można outsourcować profesjonalnej agencji PR albo powierzyć osobie wewnątrz organizacji, która kieruje pionem handlowym lub marketingowym. Przed wyborem takiej osoby trzeba przeanalizować, czy ma ona kompetencje i cechy, które pozwolą na realizację dodatkowych zadań związanych z komunikacją z mediami. W żadnym wypadku nie należy rozpraszać odpowiedzialności za ten obszar na zespół handlowy. Do kontaktu z mediami powinna być oddelegowana konkretna osoba lub osoby.

Dziennikarze na celowniku firmy

Współpraca z mediami może mieć charakter proaktywny i reaktywny. W tym pierwszym przypadku do mediów wysyłane są komunikaty prasowe na temat działalności firmy, jej produktów, ważnych wydarzeń związanych z firmą. Takie działanie wymaga opracowania bazy dziennikarzy, którzy są zainteresowani tematyką działania firmy. Zbudowanie bazy mediów to pierwszy krok do rozpoczęcia systematycznych kontaktów z mediami. Dobrym pomysłem na rozpoczęcie efektywnej współpracy z dziennikarzami jest nawiązanie bezpośredniego kontaktu z kluczowymi przedstawicielami mediów. Jest to możliwe podczas targów i wydarzeń branżowych, w których często uczestniczą media oraz poprzez kontakt telefoniczny lub e-mailowy. Oprócz przedstawienia siebie i marki warto zapytać o bieżące potrzeby redakcji związane z tematyką branży. Na tej podstawie dziennikarze tworzą komentarze branżowe, które są bardzo cennym sposobem budowania wizerunku eksperckiego osób kluczowych oraz marki.

Działania reaktywne – w odpowiedzi na zgłoszone przez dziennikarzy pytania lub potrzeby – to dodatkowa szansa na uzyskiwanie lokowania marki w artykułach i przeglądach na łamach mediów. Przy bieżącej współpracy z bardzo ważne jest dotrzymywanie terminów wynikających z ustaleń z konkretnym medium. Często dziennikarz rezerwuje na naszą wypowiedź miejsce i brak dostarczenia tekstu w terminie stwarza dużą niedogodność.

Wykorzystałeś swój limit bezpłatnych treści

Pozostałe 54% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników portalu. Zaloguj się, wybierz plan abonamentowy albo kup dostęp do artykułu/dokumentu.

Wybierz abonament już od 83 zł miesięcznie Pokaż abonament
Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań Wybieram

Abonament już od 83 zł miesięcznie

Dwutygodniowy dostęp bez zobowiązań

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 83 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

WYBIERAM

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 69 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Pełen dostęp do wszystkich treści portalu
to koszt 83 zł miesięcznie
przy jednorazowej płatności za rok

Dwutygodniowy dostęp do wszystkich treści
portalu za 69 zł netto, które odliczymy od ceny
regularnej przy przedłużeniu abonamentu

WYBIERAM

Polityka cookies

Dalsze aktywne korzystanie z Serwisu (przeglądanie treści, zamknięcie komunikatu, kliknięcie w odnośniki na stronie) bez zmian ustawień prywatności, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez EXPLANATOR oraz partnerów w celu realizacji usług, zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Usługa Cel użycia Włączone
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony Nie możesz wyłączyć tych plików cookies, ponieważ są one niezbędne by strona działała prawidłowo. W ramach tych plików cookies zapisywane są również zdefiniowane przez Ciebie ustawienia cookies. TAK
Pliki cookies analityczne Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika. Informacje zebrane przez te pliki nie identyfikują żadnego konkretnego użytkownika.
Pliki cookies marketingowe Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich. Jeśli zdecydujesz się usunąć lub wyłączyć te pliki cookie, reklamy nadal będą wyświetlane, ale mogą one nie być odpowiednie dla Ciebie.